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原則①：每一張紙都要分類

首先，把文件分成清楚明確的類別，例如簡報、提案、報告、帳單等，或者也可以按照日期、專案，或是客戶、病患或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」「管理構想」「英語學習」和「留存的文件」這些類別。使用你認為最好用的分類系統。

重點是，絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。

原則②：直立收納文件

你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裡」的人嗎？這經常是因為他們把文件都堆疊在桌上。堆疊文件有兩個壞處：第一，因為很難確定有多少文件，久而久之就會愈堆愈高，變成一團亂；第二，你會忘了壓在最底下的文件，為了找文件還得浪費時間。

為了追求最佳效率，用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裡，然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起來也很井然有序。

原則③：待辦文件另外放一個盒子

把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣地，我建議使用直立式的文件盒，這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒，當然也無妨，但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後，不需要留著的就立刻丟掉。

整理文件跟整理其他東西一樣，會讓管理文件變得輕而易舉，因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裡之後，看看你的工作空間，判斷你能用來收納這些文件的最大空間。一旦文件數量超過收納的空間，文件就會多到沒地方放，這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丟了。固定這樣檢查，文件就永遠不會變亂。

本文出自方智出版社《怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作》一書