1 2021/6/4 下午 06:44:35

防疫在家工作怕事倍功半?掌握10個遠距辦公高效工作法,效率大增

(關鍵字: 防疫 , 效率 , 工作效率 , 遠距工作 , 在家工作

遠距工作,依據不同的工作場所選擇,會有各式各樣的「誘惑」會讓你分心,造成工作效率低下。曾經看到這樣一句話形容遠距工作—「左邊是床,右邊是貓,前面是電視,後面是廚房。」的確,進行在家工作(Work From Home, WFH)真的會遇到這樣哭笑不得的情況。

如果在家:滑手機、打瞌睡、吃零食、毛孩鬧、看電視。

如果不在家:看天菜、哈嫩妹、聽海風、滑手機、看日落。

為了保障遠距工作可以順利進行,而且工作高效,除了要為自己規劃出遠距工作的短、中、長期目標之外,以下有十個必備的關鍵高效工作法,和大家分享:

一、安排主要的工作區域

人是慣性的動物,而我們每天的生活作息,會讓我們習慣於某種狀態。例如,回到家裡就要休息,在辦公室就要工作。所以我認為進行遠距工作,第一重要的就是,把自己最主要的工作區域,做妥善的安排。

如果這個主要的工作場所是家裡,那就需要把「工作」與「生活」區域分開,不讓自己陷入工作和生活界限模糊的情況。

遠距工作者最忌諱的就是在平常休閒娛樂的區域裡工作,因為長期下來,會給我們的大腦造成很大的困難,干擾進入工作的最佳狀態,下班了,也很難真正放鬆。

以我自己為例,在家工作時,我會儘量規定自己在固定的區域進行工作,當然時不時也會偷懶賴在沙發上,或是想要在舒服的床上工作。

但從今年三月之後,我和我先生都轉成遠距工作模式、在家辦公一族(Work From Home, WFH),而我們最主要的工作場所就是我們的家裡。

因為我先生的工作需要多個電腦螢幕,所以他使用我們家一樓的書房,而我的工區域就在二樓的客廳,特別規劃一個靠窗戶的角落,放了一個可以升降的書桌,讓我可以坐著或是站著工作都行。這樣的安排可以確保我們在工作的時候,尤其是在進行線上會議時不會互相干擾。

另一項與工作習慣息息相關的是,必須讓工作的一天裡充滿「儀式感」。就像過去到辦公室上班一樣,每天在工作前要有一定的流程,然後再進入工作區域開始工作。

怎麼創造「儀式感」呢?其實非常的簡單,以下幾件稀鬆平常的事情,都能協助我們創造儀式感:

●起床後喝一杯溫水

●早晨拉筋或是瑜伽

●刷牙洗臉脫下睡衣換裝

●畫淡妝為線上會議做準備

●和家人享用健康早餐

●在主要的工作區域開始工作

看似平凡的小事,如果都做到了,便可以感受它們帶來的威力和影響。所以,儘可能每天都做到這些事情,不僅能協助身體和大腦進入「工作模式」,也能讓你更容易駕馭遠距工作,在工作上會更加專注,效率會更高,還能讓你在工作結束後,更快的進入下班休息的狀態。

試想,如果你沒有做好區分工作和生活的區域,那是不是會變成:早上睜開眼就打開電腦,睡前一秒也還在滑手機,而你工作和休息的區域是一樣的,睡覺前滿腦子還在思考工作的事情,這一定會嚴重地影響你的生活。

不管你是不是以家裡當成你遠距工作的主要工作場所,為自己安排好一個主要的工作區域,可能是家裡的書房,可能是一家你最愛的咖啡館,但是請注意,盡量不使用日常生活用來放鬆、休息、娛樂,或是社交的地方。創造儀式感、劃分工作區域是非常重要的。

二、規劃合理的工作目標

任何工作要順利進行,都需要設立目標,據以實踐,遠距工作也是一樣。具體地來說,就像是每個企業會設立每年的目標、半年的目標,然後再細分到每個部門所要達到的目標,我們在辦公室工作時,每週會有週會,每天會有一個待辦事項清單(To Do List),這些行程及動作,其實都是在幫助你設定及追蹤你的工作目標。

合理的規劃工作目標,能夠幫助你把工作的期望值具體落實到工作事項當中,讓你知道每天你需要完成什麼工作事項,這樣會讓你工作起來更有明確的方向。遠距工作因為少了老闆的督促,以及同事們之間互相的提醒,往往需要獨立作業,自己完成與規劃合理、關鍵的工作目標。

合理的工作目標能夠幫助我們在工作上更順利執行,並達成K.P.I.(Key Performance Indicator 關鍵績效指標),而不合理的工作目標,則會造成反效果,徒增壓力卻無所適從。

不管你是在一個公司體制下的遠距工作者(工作目標是公司給的),還是你是進行遠距工作的自由職業者(工作目標是自己給的),都可以利用「現代管理學之父」彼得·杜拉克(Peter F. Drucker )的SMART 原則,幫助我們規劃出合理的工作目標。無論是制定遠距團隊的工作目標,還是員工或個人的績效目標,都必須符合以下五個原則,缺一不可。

舉個實例來說,在沒有運用SMART 原則的工作目標可能是:「我要大大增加潛在客戶名單。」套用SMART 原則後,這個工作目標會變成「為了達成這個季度的業績,我要每二週推出一個名單磁鐵,每個月增加五百個潛在客戶,在接下來的三個月內至少增加一千五百個潛在客戶。」

另外,在設定目標的時候,請注意,適當的調整目標是非常重要的。工作的時候,必須隨時檢視自己的工作進度,如果發現自己定下的工作目標有許多難以完成,先不要著急也不要覺得自己工作失敗了,而是應該問問自己為什麼無法達成這些事項。

或許是方法錯誤,或許是合作夥伴的因素,同時,也要評估之前定下的工作目標是否合理,是否需要重新再調整。

三、計畫具體的工作時間

傳統在辦公室上班的工作模式,其實已經概括性的把工作時間分成:上午(9點到12點)、午休(12點到1點)、下午(1點到5點),還有在這些時段外的加班。

遠距工作因為缺少通勤的時間消耗,也擁有工作地點的自由,如何計畫好具體的工作時間就變成重中之重,不然可能會面臨拖延症大爆發的窘境,或總是想要多做一點卻忽略了休息。

不管你是使用紙本,還是使用種類繁多的線上工具;不論是團隊合作還是個人獨立作業,你都要找到合適的方法來幫助你計畫具體的工作時間。我現在的工作團隊是利用Asana 來安排工作任務,也協助標示出明確的工作時間。

自從我開始遠距工作,因為我的工作主要的場所是在家裡,每天的作息不像在公司上班一樣固定,在家裡工作的一項大挑戰就是容易加班過頭,工作和生活的界限模糊,對於時間的掌控力變弱。

我們的整體團隊在開始進行遠距工作的前2個月,多少都出現「適應不良」的症狀。

●沒有安排會議的時候,不知道怎麼計畫工作事項的優先順序。

●工作沒做完就不休息,持續加班,然後造成熬夜爆肝。

●晨型人早上工作效率很高,時間安排很好,下午開始後繼無力。

●夜行人下午才開始爆發工作實力,早上的時間常常無法好好利用。

●同事老闆不在身邊,總覺得有做不完的工作或是擔心工作進度落後,壓力和焦慮上升。

我們開始正視並且想辦法解決,結果發現這些「適應不良」的症狀,都和計畫具體的工作時間有密切的關係。我使用的是「艾維·利時間管理法」,也稱6點優先工作制,5個詳細步驟如下:

1.在每天工作結束後,寫下6項明天最需要完成的工作任務,注意別超過6項。

2.按照這6項工作的重要性,以數字排列它們的優先順序。

3.隔天開始工作的時候,優先完成第一個任務,再進行第二個任務。

4.用相同的方式處理其他工作任務,一天結束後,將當天未完成的移至隔天的六項任務當中。

5.每個工作日都重複上面四個步驟。

我認為計畫具體的工作時間,必須要先把工作的優先順序排好,這樣可以把工作緩急輕重妥善安排好,也可以更有效率的計畫和運用時間。

四、關閉私人的社群媒體

「關閉私人的社群媒體」這一點,說很容易,但是做到的人真的是鳳毛麟角。工作上的專注是提高效率的核心,但能做到專注的人不多,尤其在e時代,身旁被許多電子產品環繞,光是手機上的社群媒體提醒或是通知,就足以讓人分心,本來寫到一半的計畫案,手機一響,自己就忍不住去查看,導致無法全神專注於工作上。

在進行遠距工作的時候,電腦上的訊息已經很多,有電子郵件提醒、線上團隊協作系統提醒(Microsoft, Teams, Zoom, Webex),有時還會用到很多通訊APPs,例如WhatsApp, LINE, Telegram……等,如此繁多的工作訊息待處理,真的建議要把私人社群媒體關閉,或是至少做到在固定工作時間關閉,然後在午休或是其他休息時間再開啟。

我處理私人社群媒體干擾的方式,就是在我要專注於工作時,就把所有會影響我的私人社群媒體通知都關掉,確保它們不讓我分心。有人可能會問,如果真的漏接重要訊息怎麼辦?

其實根據我的經驗,99%的情況下是沒有任何問題的,而且假如真的有重要資訊或是有急事,直接打手機就能找得到我。

五、設置固定的休息時間

人體不是機器,不可能24小時運轉,工作中設定固定的休息時間,反而會增進工作效率。對於遠距工作者來說,尤其是自由職業者中很多都會陷入「能多接一個案子就多接一個案子,能多做一些,就多做一些」這樣的漩渦,因為自由職業者為了要穩定每個月的金流,最難做到的就是給自己設定固定休息的時間,特別是在接案初期的時候,更是如此。

我有一個經營電商的好閨蜜,她的網店剛過5歲生日。過去她在家工作的最初18個月,常常一天工作17個小時以上。也就是說,她除了吃飯、睡覺加生活瑣事用掉的七個小時之外,其他的時間都在工作。

到第二年底,她終於撐不住了,才30出頭的她,月經紊亂、胃潰瘍、過勞肥……各種疾病找上門,她終於意識到長期缺乏睡眠,沒有定時吃飯,再加上她幾乎整天都在煩惱工作的大小事情,工作上過大的壓力,讓她的身體健康亮紅燈!而她並不是特例,有很多遠距工作者,尤其是自由職業者,都會遇到類似的挑戰。

很多人都是在身體健康出現警訊的時候,才能深刻體會到「固定休息」的重要性。在家工作的全職遠距工作者,也會出現工作時間加長,和私人生活界限模糊的問題,尤其是工作時間加長,就會占用到休息的時間。在家工作為了避免一開始工作就忘記休息,我的建議是:

●為自己設置每日固定的作息時間,並保證充足的睡眠,而且休息時儘量把工作丟開,讓自己完全地放鬆。

●在工作流程裡,也要設定固定、短暫的休息時間,例如每工作60分鐘左右,要起來活動5到10分鐘,除了讓眼睛休息一下,身體也可略作伸展。

這樣做真的會提升效率嗎?答案是:當然會。因為設置每日固定的作息時間,身體和精神狀態都會變得更好,在工作當中有短暫的休息時間,更能讓頭腦清楚、思緒清晰,做各項事務都大大提升了效率。

六、養成規律的運動習慣

運動不僅能讓人保持年輕,最重要的是能讓人保持健康。遠距工作族,尤其是在家工作居多的人,很容易就忽略了規律的運動。

別說運動,很有可能在家裡一整天,都沒有什麼活動,久而久之就會出現很多健康方面的問題。經常運動的人,體力、意志力及專注力都會比較好,工作效率也更高。

根據研究指出,養成規律的運動習慣,人體的血液及腦脊髓液都會加速流動,不僅能提升專注力,對於工作任務也能夠達到最佳表現。此外,規律的運動能夠使腦部血氧量增加,除了可短期強化身體機能,隨年紀增長還能改善記憶力,長期下來還能提升工作生產力。

另外,規律的運動還會讓身體釋出「血清素」,而血清素素有「快樂荷爾蒙」之稱,能幫助我們放鬆、擁有好心情,讓我們不容易產生沮喪或是焦慮。

以我自己為例,有沒有運動,身體和精神狀態真的是天差地別。對於遠距工作的效率提升有顯著的影響。

●有規律的運動:身體健康、睡眠良好、精神奕奕,工作起來不容易覺得累,處理事務效率高而且準確度高,最重要的是每天心情都很愉悅開朗。

●沒有規律的運動:抵抗力差,容易有小感冒,對天氣變化敏感,睡眠品質較差,常常容易累,總是睡不飽,情緒起伏大,有時候會有很強的焦慮感。「沒有了健康,賺再多錢也無福消受。」

我在每週的生活排程裡,有四天規律的運動時間,如:跑步、快走、重訓、瑜伽、游泳……等,其實不管你做什麼運動,只要有規律、是你喜歡的又能夠長期持續的,就是好運動。

七、創建適合自己的SOP

所謂的SOP (Standard Operating Procedure)就是標準作業程式,不管是公司還是個人,在工作上,都需要建立起適合的SOP,才能確保效率。而遠距工作者,因為時常都是獨立作業,必須創建一套適合自己工作的SOP,才能保證高工作效率。

我的工作需要做很多的行銷企劃案,並且帶領團隊執行案子,以行銷企劃案的執行來說,我建立的SOP如下:

依據每個工作任務而做調整,有時候幾步就可以做完,有時候也可能要加入更多的細節,但是這個詳細的SOP 可以幫助我不會因為忘記了某個步驟,而需要再回到前面幾步重新開始,這樣就可以提升整體效率。

建議大家可以依據自己的工作性質,以及最主要的工作內容來建立適合自己的SOP,這樣一定會幫助你在工作上提升效率。

八、設置每年的長期休假

你一定聽過「Work hard, Play hard」,也就是提醒我們,努力工作的同時,也要努力的去玩耍。對於遠距工作者來說,很多人都是在家工作,工作和休閒的場合在同一個地方。

如果是自由職業者,不像是一般公司員工會有固定的假期,所以,為自己每年安排長期的休假,是保持工作動力和效率的關鍵之一。

這裡所說的「長期」,是指超過一般周休二日的時間,還有「每年安排」的意思就是,不管你是不是在公司的體制下,都要在一年當中安排適當的休假。

非常建議每位遠距工作者,尤其是自由工作者,在一段高強度的工作之後,給自己安排幾天的假期,甚至可以放一個星期的假,而在這段時間內,請不要輕易地開啟工作模式,徹底休息。

在這樣的休假時段裡,有些人迫不及待地去旅行、健身、學新的東西,而有些人則選擇跟家人朋友聚會,還有些特別宅的人只想在家中耍廢,睡覺睡到自然醒。其實不管是怎麼樣的方式來休假都無妨,但是安排每年一段長期的休假絕對是必要的。

人的工作承受力就像橡皮筋一樣,在長期工作壓力下,身心也一直處於緊繃狀態,需要能夠完全放鬆的時間,才有可能恢復彈性。而且這個放鬆的時間一定不能太短,不然不足以恢復到最好的狀態。

安排每年的長期休假也是一種自我獎勵機制,無論是在公司裡進行遠距工作,還是自由職業者,或是自媒體經營者,在拼命工作後得到了很好的成果,然後再安排一個比較長的假期,從心理層面來說,就會覺得「 deserve it!」我值得這樣的假期來好好寵愛辛苦工作的自己。反推到工作上,就會因為有這樣的假期安排而更加努力工作,提高工作的效率。

九、參加定期的社交活動

社交是人類的天性,有些人可能很宅,社交圈很小,但是他/她也絕對不是一個人。對每個個體來說,雖然社交的需求程度不盡相同,但是社交對於每個人來說都是非常重要的。

隨著科技的進步和發展,再加上網際網路的普及,以及社群媒體爆發式的在人群中蔓延,我們的社交活動也產生了很大的變化。在進行遠距工作的同時,參加定期的社交活動,是提升「幸福感」降低「孤獨感」很重要的方法。

有一個很受歡迎的TED 演講, 演講者是哈佛大學的教授羅伯· 沃丁格(Robert Waldinger),他說:「良好的關係,不僅能讓我們更幸福,而且會更健康。」

在他的演講裡分享了一個哈佛大學所做的實驗,在歷經75年,追蹤742名受測者發現,在一定的經濟基礎下,社交是提升幸福感的最重要手段,甚至比金錢和名利更加重要。

所以,即便是獨立作業能力非常突出的遠距工作者,也是需要社交活動的。其實我想從人類演化的角度來說,可能是世界一直都太殘酷,每個個人又太過弱小,如果我們不「抱團取暖」就很難生存下去,這樣的需求在每個人的DNA 裡都有。

本來我們已經很習慣辦公室的群體生活,現在要適應遠距工作的個體生活,在如何保持社交能力方面,的確是很挑戰的。

宅男宅女們可能會說,我不需要呀!我可以一週都宅在家,不和任何人見面都可以。以下便請你仔細想想,看看你是否符合了其中幾項?如果有,你還是有很強烈的社交需求的。

●一個人工作一段時間後會感到孤單

●一個人工作一段時間後會想念聚會

●希望有個人可以一起喝杯咖啡

●希望有歸屬感,能加入群體

●希望被認可、被接納、被鼓勵

●希望在遇到困難時可以得到幫助

●希望在悲傷難過時可以獲得安慰

●想要有人支持你的夢想

●想要有人支持你的工作

●快樂的事情可以和人分享

●悲傷的事情需要找人傾訴

●想和除了自己以外的人吃一頓午飯

我的建議是,遠距工作者需要參加定期的社交活動,這個定期,可以依照自己的喜好來制定,但是不管是每週,或是偶爾,接觸社交場合都是必要的,人總不能百分之百的時間都活在社群媒體上或是線上通訊軟體裡。

●和朋友們約吃飯

●和同事們一起打球

●參加實體演講

●和家人聚會

●上實體的課程

●上健身房團體課程

……以上,都可以。而且你會發現,從虛擬世界裡面走出來,在面對面的溝通和互動中,我們心情會變好,並且迅速地降低遠距工作中的孤獨感,讓我們再回到獨立作業時的情緒不會感到焦慮或沮喪,進而也能幫助提升我們的情商,學習更多與人相處的能力。

本文出自文經社《遠距力:28天成功踏入遠距工作圈的養成計畫》一書

(圖片提供/文經社)
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